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Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Unterstützte E-Mail-Systeme

  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
  • Microsoft Office 365
  • Google Apps
  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connec
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

Sicherheit durch regelmäßige Zertifizierungen

MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

MailStore Server erfüllt die neuen GoBD

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht. Bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.

Umfassendes Technologiekonzept

MailStore Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.

Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen.

Grundsätzlich kann ein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, keine E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus kann eine globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfrist definiert werden.

Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden..

MailStore Server protokolliert lückenlos alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion lückenlos.

Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.

E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original.

Flexible Archivierung

MailStore Server unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden. E-Mails können aus bestehenden Postfächern, öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients, PST-Dateien oder automatisch bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Setzen Sie Ihre individuellen Anforderungen einfach und passgenau um!

Integrierte Speichertechnologie

Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbank benötigt und vom Setup an bereit steht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne Installation problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend wachsende E-Mail-Volumen über Jahre hinweg effizient verwalten.

Schneller Zugriff auf das Archiv

Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access auf das Archiv zugreifen. E-Mails können dabei über eine extrem schnelle Volltextsuche und über die ursprüngliche Ordnerstruktur gefunden und bei Bedarf per One-Click-Restore wiederhergestellt werden.

Export aus dem Archiv heraus

MailStore Server ist keine Einbahnstraße. Sie können einzelne E-Mails, Ordner, Postfächer oder sogar alle archivierten E-Mails in einem Schritt und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Dies garantiert Ihrem Unternehmen eine langfristige Unabhängigkeit - auch von MailStore Server selbst.

Rechtssicherheit

Neben regelmäßigen Zertifizierungen stellt ein umfassendes Technologiekonzept sicher, dass Ihr Unternehmen alle relevanten rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen kann. Dazu zählen die Vollständigkeit der Archivierung, Manipulationssicherheit, Protokollierung und Aufbewahrungsrichtlinien.

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Quelle:  © mailstore.com

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