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Schlagwort: E-Mail Archiv

E-Mail Archivierung DSGVO-konform
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E-Mail Archivierung DSGVO-konform

E-Mail Archivierung DSGVO-konform – Viele Dienste sind nicht DSGVO-konform. Unsere Partner von Hornetsecurity haben einen sehr interessanten Blog-Beitrag zum Thema E-Mail Archivierung und DSGVO-konformität veröffentlicht. Den Beitrag können Sie hier vollständig lesen. In dem Beitrag wird aufgezeigt, dass E-Mail Archivierung und Datenschutz sich durchaus miteinander verbinden lassen. Oftmals ist es ein wenig verwirrend welche Bestimmungen nun gelten bzw. wie diese umgesetzt werden müssen. Laut einer Studie der Bitkom im September 2019 erfüllen erst ein Viertel der befragten deutschen Unternehmen die EU-Datenschutzvorgaben vollständig. Hierzu wurden 500 Unternehmen befragt. Bislang blieb eine große Abmahnwelle aus, es wurden meist nur kleinere Geldstrafen erhoben. Im November 2019 änderte sich dies allerdings mit dem höchsten Bußgeld wegen eines Datenschutzverstoßes der Wohnungsgesellschaft Deutsche Wohnen. Das Unternehmen setzte unternehmensweit ein Archivsystem ein, welches keine Möglichkeit zur Löschung von nicht mehr benötigten Daten vorsah. Die verhängte Strafe betrug 14,5 Millionen Euro. E-Mail Archivierung DSGVO-konform – aber wie? Verwendete Archivierungssysteme müssen entsprechend GoBD folgende grundlegende Kriterien erfüllen, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung zur gewährleisten: E-Mails müssen unverändert archiviert werden Keine E-Mail darf auf dem Weg oder im Archiv verloren gehen E-Mails müssen wiederauffindbar sein und das kurzfristig E-Mails dürfen nicht während der vorgesehenen Lebenszeit gelöscht werden E-Mails müssen genauso wie sie erfasst wurden, wieder angezeigt und gedruckt werden können Durch eine Dokumentation bei Veränderungen in der Organisation und Struktur des Archivs muss die Herstellung des ursprünglichen Zustands möglich sein Eine Migration auf neue Plattformen muss ohne Informationsverluste möglich sein Zudem muss die Einhaltung gesetzlicher sowie betrieblicher Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sichergestellt werden. Revisionssicher ist nicht gleich datenschutzkonform Der aufmerksame Leser wird sich spätestens an dieser Stelle des Beitrages folgende Frage stellen: Wie kann ein Archivsystem wegen nichtbeachteter Löschpflichten abgemahnt werden, wenn E-Mails vollständig und revisionssicher archiviert werden sollen? Berechtigte Frage. Hier kommt die Auflösung: Die Datenschutzgrundverordnung sieht eine Löschpflicht für alle personenbezogenen Daten vor, die nicht mehr verwendet werden. Dazu zählt auch jegliche E-Mail-Kommunikation. Eine Speicherung und auch die Verarbeitung von diesen Daten erfolgt nach der DSGVO also immer auf einen bestimmten Zweck hin. Der Zweck kann sich beispielsweise auf die Erbringung einer bestimmten Leistung beziehen, die ohne die Verarbeitung der Kundendaten nicht möglich wäre. Entfällt dieser Zweck nach einiger Zeit, müssen diese Daten gelöscht werden. Hornetsecurity’s Archiving Ein Archivsystem, welches alle Anforderungen erfüllt, noch dazu einen geringen Administrations- und Wartungsaufwand hat, ist das Hornetsecurity Archiving. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden vollautomatisch und sicher in der Cloud archiviert. Dadurch können die erforderliche Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der E-Mails ohne Aufwand sichergestellt werden. Weitere Features des Archivs sind die Markierung von privaten E-Mails sowie der gänzliche Ausschluss bestimmter Nutzer von der Archivierung wie beispielsweise Mitglieder des Betriebsrates. So können persönliche Daten im Sinne der DSGVO geschützt werden. Die Archivierungsdauer für die E-Mails kann im Voraus zwischen sechs Monaten etwa für Bewerbungen und 10 Jahren konfiguriert werden. Durch die vorhandene Volltextsuche können E-Mails schnell und gezielt gefunden werden. Abschließend sei erwähnt, dass Hornetsecurity’s Archiving auch eine sichere Import- sowie Exportfunktion in einem standardisierten Format besitzt. Authorin des Originalbeitrages auf hornetsecurity.com: Julia Sempf Lesen Sie den Artikel hier: Aufgepasst bei der E-Mail-Archivierung: Viele Dienste sind nicht DSGVO-konform Wir bieten Ihnen die schnelle und unkomplizierte Einrichtung des E-Mail Archives mit Hornetsecurity – Sprechen Sie uns an! Mehr zur Hornetsecurity

Vor Spam richtig schützen
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Vor Spam richtig schützen

Vor Spam richtig schützen – Den klassischen, einfachen Spam können viele Systeme bereinigen. Ungezielter Spam ist häufig einfach zu erkennen und Filter und Antispam-Lösungen halten Ihr Postfach relativ sauber. Doch wie sieht es bei gezielten Angriffen aus? Bei gut getarnten Spam-Attacken auf Mitarbeiter Ihres Unternehmens? Hier trennt sich schnell die Spreu vom Weizen. Die meisten Antispam-Lösungen verfügen nicht über die notwendigen Module und Tiefenanalysen um diese gezielten Angriffe abwehren zu können. Hornetsecurity – 99% Erkennungsrate Mit unserem Hosted Security Service und Hornetsecurity kann eine 99%ig Erkennungsrate garantiert werden. Hornetsecurity verfügt über weitreichende Filtersysteme die auch Ransomware-Attacken wie Emotet und Co. abfangen können. Die Advanced Threat Protection umfasst zusätzlich mehrere Module, welche tiefere Analysen weit über die herkömmlichen Filter hinaus bieten. Mit unserem iKomm MSP Service und Hornetsecurity können Sie sich vor Spam richtig schützen. Welche Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen, stellen wir Ihnen vor: Der Premium Antispam-Filter (Vor Spam richtig schützen) Im Premium Antispam-Filter haben Sie bereits eine Vielzahl an Analysemethoden in denen E-Mails mit hochspezialisierten Algorithmen statistisch, syntaktisch, semantisch und heuristisch bewertet werden. Der Phishing-Filter analysiert die Verweise von Links/URLs in E-Mails, um nachzuladenden Schadcode zu erkennen. Dazu werden u.a. nachladbare schädliche Scriptbefehle erkannt. Dies ermöglicht die Erkennung von Phishing E-Mails und schädlichen Drive-By Downloads. Die Outbreak-Engine analysiert permanent auf sog. Honeypot-Accounts eingehende Mails auf ungewöhnliche Anhänge, Links, Absender oder Inhalte. Die Ableitung von Signaturen daraus erfolgt innerhalb kürzester Reaktionszeit (typisch < 5 Minuten). Die Virenscanner Engine ist gleich in mehrstufige Bereiche aufgeteilt. Zur Erreichung der von Hornetsecurity geforderten Qualität an Erkennungsleistung, Geschwindigkeit und Vermeidung von false-positives, werden alle verfügbaren Viren-Signaturen durch Hornetsecurity modifiziert und ergänzt. Die Hornetsecurity Virusscanner nutzen Signaturen, die speziell für Viren, die sich per E-Mail verbreiten, entwickelt und optimiert werden. Durch Signaturupdates im 60 Sekunden-Takt ist eine sehr schnelle, sehr viel flexiblere und umfassendere Erkennung möglich. Hornetsecurity arbeitet mit diversen Technologiepartnern zusammen, um frühzeitig neue Viren und Phishing-Varianten zu erkennen und erfolgreich auszufiltern. Dazu werden laufend Daten mit potentiellem Schadcode ausgetauscht, analysiert und die Ergebnisse der Analyse zur Erkennung folgender Übermittlungen des Schadcodes eingesetzt. Advanced Threat Protection – Vor Spam richtig schützen Spamfilter-Dienste wehren “allgemeine“ Angriffe via E-Mail sicher ab– gegen die zunehmend auftretenden personalisierten Attacken, Ransomware oder CEO-Fraud bieten herkömmliche Spamfilter zumindest im Anfangsstadium eines Angriffes hingegen keine hinreichende Sicherheit. Mit Hornetsecurity Advanced Threat Protection (ATP) können sich Unternehmen vor gezielten und individuellen Angriffen ab der ersten Schad-Mail schützen. Hochinnovative forensische Analyse-Engines sorgen dafür, dass die Attacken sofort unterbunden werden. Gleichzeitig liefert Hornetsecurity ATP detaillierte Informationen über die Angriffe auf das Unternehmen. Hier eine kleine Übersicht über die Module der ATP Protection: Sandboxing Dateianhänge werden in einer Vielzahl verschiedener Systemumgebungen ausgeführt und ihr Verhalten analysiert. Stellt sich heraus, dass es sich um Malware handelt, werden die E-Mails in die Quarantäne verschoben und das IT-Sicherheitsteam des Unternehmens benachrichtigt. Diese Engine schützt insbesondere vor Angriffen mit Ransomware und Blended Attacks. URL Rewriting Die URL Rewriting Engine sichert alle Internet-Aufrufe aus E-Mails heraus über die Hornetsecurity Webfilter ab. Dabei werden auch Downloads über die Sandbox Engine analysiert. URL Scanning An eine E-Mail angehängte Dokumente (z.B. PDF, Microsoft Word oder Excel) können Links enthalten. Diese können jedoch nicht ersetzt werden, da dies die Integrität des Dokumentes verletzen würde. Die Hornetsecurity URL Scanning Engine belässt das Dokument in seiner Originalform und prüft ausschließlich das Ziel dieser Links. Freezing Nicht sofort eindeutig klassifizierbare, aber verdächtige E-Mails werden per Freezing über einen kurzen Zeitraum zurückgehalten. Anschließend erfolgt eine erneute Prüfung mit aktualisierten Signaturen. Dies ermöglicht den Schutz vor allem vor Ransomware, Blended Attacks und Phishing. Targeted Fraud Forensics Die Targeted Fraud Forensic Engines erkennen gezielte personalisierte Angriffe ohne Malware oder Links. Dabei kommen folgende Erkennungsmechanismen zum Einsatz: Intention Recognition System: Alarmierung bei Inhaltsmustern, die auf bösartige Absichten schließen lassen Fraud Attempt Analysis: Prüft die Authentizität und Integrität von Metadaten und Mailinhalten Gerne führen wir Ihnen die Lösung in einem Webcast vor. Sprechen Sie uns an! Sie können die Lösung kostenlos 30 Tage lang Testen bevor Sie sich entscheiden. Wünschen Sie weitere Informationen, können Sie gerne jederzeit auch telefonisch Kontakt mit uns aufnehmen. Weitere Informationen erhalten Sie auch hier. AUCH INTERESSANT: Die E-Mail Archivierung von Hornetsecurity | Archivieren Sie keinen Spam und filtern vorab die unerwünschten E-Mails heraus. iKomm GmbH | WE CREATE SECURITY powered by:

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Ultimate Bundle – Die All-in-One Lösung für Ihre sichere Kommunikation. Das neue iKomm MSP E-Mail Security Bundle umfasst alle benötigten Systeme für eine sichere E-Mail Kommunikation. Sorgen Sie für Ihre Sicherheit und lassen uns die Arbeit übernehmen. Wir arbeiten stets daran, es unseren Kunden so einfach wie möglich zu machen. Mit unserem neuen Paket haben wir alle relevanten und benötigten Sicherheitssysteme zusammengefasst um es Ihnen einfach zu machen. Wir bieten Ihnen hierbei volle Transparenz und Kostenkontrolle. Wir optimieren Ihren E-Mail Verkehr und schützen Sie vor unerwünschten Nachrichten. Zusammen mit unseren Technologie-Partnern Hornet Security und Seppmail können wir Ihnen ein Rundum-Sorglos Paket schnüren. Möchten Sie Ihre gesamte E-Mail Infrastruktur ebenfalls managen lassen? Kein Problem, wir bieten Ihnen zusätzlich Hosted Exchange Postfächer bei denen Sie keine Abstriche machen müssen. Unser Ultimate Bundle ist für alle Unternehmensgrößen geeignet. Ultimate Bundle Features: Premium Antispam Filter Premium Anti-Virus Filter E-Mail Archivierung Anti-Phishing URL Check Sandbox Freezing E-Mail Verschlüsselung Hosted Exchange 2019 Wir haben Ihnen für jede Unternehmens-Konstellation verschiedene Paket mit unterschiedlichen Umfang zusammengestellt. Weitere Informationen zu den Ultimate Bundle Paketen finden Sie auf unserer Managed Security Webseite hier: iKomm MSP Ultimate Bundle Unsere 3 Pakete Standard, Advanced und Enterprise decken alle Features zur Grundsicherung Ihrer Kommunikation. Für Kunden die zusätzliche Features benötigen, haben wir die erweiterten Pakete Advanced und Enterprise im Portfolio. Die einzelnen Produkte des Bundles sind nach wie vor ein separat buchbar. Sprechen Sie uns an, wir erläutern Ihnen die Details gerne. Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder telefonisch. Unsere Mitarbeiter freuen sich auf ein Gespräch mit Ihnen. E-Mail: vertrieb@ikomm.de Telefon: +49 (0)911 – 30 91 8 – 0 Kennen Sie schon Fudo Security? Lassen Sie Ihre privilegierten Benutzer nicht ohne Sicherheit auf Ihre Systeme. Mit Fudo Security haben Sie alles im Blick. Weitere Informationen finden Sie hier –> Fudo Security PAM 

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