Email Archivierung – Die Frist ist abgelaufen

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Email Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben…

Die Frist ist abgelaufen: Nun gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronische Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr.

Nicht zu Archivieren ist eine Straftat!

Achten Sie darauf: Seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht keine Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Gravierende Folgen für Unternehmen

Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen.

Wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Wann wird der Verstoß meist entdeckt?

Meistens müssen Unternehmen aufgrund einer Betriebsprüfung oder Kontrollmitteilung bei sich oder bei einem Unternehmen, mit dem Geschäfte gemacht werden, auf Dokumente zu abgeschlossenen Geschäften zurückgreifen. Kontrollmitteilungen oder Betriebsprüfung sind deshalb ein besonderer Auslöser zur Prüfung der Archivierung. Oftmals melden auch unzufriedene
Mitarbeiter Firmen beim Finanzamt. Wichtig: Das kann auch Jahre später passieren!

Email Archivierung mit der iKomm GmbH

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, istein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Wir unterstützen Sie bei der Produktwahl und der Implementierung einer GoBD konformen Lösungen.
Auf den folgenden Seiten finden Sie die Lösungen im iKomm Portfolio:

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